ORGANIGRAMA

Organigrama

Perfil de los cargos y funciones

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

1.  IDENTIFICACIÓN Conjunto de datos que describen la denominación del cargo, el grado, número de cargos, dependencia y cargo del jefe inmediato.

Nivel                                         : OMITIDO Denominación del cargo        : ADMINISTRADOR DOCUMENTAL Código                                     : OMITIDO Grado                                       : No. Cargos                              :  UNO  (01) Dependencia                           : SUBGERENCIA ADMINISTRAITVA Cargo del Jefe Inmediato       : SUBGERENTE ADMINISTRATIVO

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Mantener actualizado el Archivo de la empresa para consultas específicas y por medio de la Base de datos obtener un resultado óptimo

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES

v  Mantener una política estricta sobre los secretos comerciales de la empresa y estar al tanto actualizándome en los cambios que sucedan en cuanto a la organización y administración de documentos, a fin de mantener un registro real y actualizado de acuerdo a las normas legales vigentes. v  Conocer y tener actualizada la base de datos de archivo y registro de documentos con el fin de facilitar la estricta normatividad aplicable, en especial de la norma técnica sectorial hotelera, con el propósito de salvaguardar la información de las empresas afines al gremio y disponer los medios para prestar una respuesta en forma rápida y oportuna. v  Asesorar al gerente y administrador en cuanto al manejo adecuado de documentos, su organización, almacenamiento y administración de archivo de la empresa. v  Establecer y mantener las relaciones directas con la alta gerencia en cuanto a la transferencia de documentos se refiere. v  Ejercer las tareas, operaciones, acciones y trámites reglados por las normas de procedimiento de archivo para la organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una entidad hotelera. v  Suministrar información en forma oportuna y precisa de acuerdo con los niveles de acceso permitido. v  Mantener la documentación contenida en expedientes y aquella otra de tipo administrativa, debidamente organizada y administrada. v  Evitar la duplicidad y conservación de documentos innecesarios, según temas específicos de los expedientes de la empresa. v  Difundir los procedimientos relacionados con la recepción, catalogación, mantenimiento  y consulta de los archivos.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES  (CRITERIO DE DESEMPEÑO)

ª      Mantener actualizado el Archivo de la entidad hotelera para consultas específicas y por medio de la Base de datos obtener un resultado óptimo. ª      Realizar los códigos y series documentales de las diferentes dependencias de acuerdo a necesidades y/o prioridades específicas.

V.  CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

ª       Actuar bajo los principios y valores como la responsabilidad, honestidad, lealtad e integridad. ª       Actitud hacia el mejoramiento, compromiso y reserva profesional. ª       Capacidad de iniciativa, pulcritud, dedicación y responsabilidad.

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

EDUCACIÓN     :       Bachiller Académico con énfasis en el área  Comercial                                    Técnico en secretariado Gerencial o Secretariado Ejecutivo                                    Cursos básicos de sistemas otorgados por Instituto                                    Universitario o Tecnológico.                                    Cursos básicos de comportamiento secretarial y recepción.                                    Seminarios                                    Diplomados en manejo del recurso humano                  EXPERIENCIA   :     Doce (12) años mínimo en áreas similares.     OTROS              :      Cursos de internet  y actualización de  Normas ICONTEC,                                          Sistemas de gestión de calidad y sistemas de información                                    Gerencial  (SIG`S)